Hoy te contaremos en un nuevo tutorial express, como puedes mantener a raya las ediciones por accidente o los borrado de información por descuidos. Continúa leyendo si te interesa mantener a salvo los datos de tu Sharepoint y en orden tu gestión documental.

De modo predeterminado, cualquier miembro habitual de un sitio puede agregar, editar o eliminar páginas (En Sharepoint o Sharepoint Online). Esta es una buena medida si estás creando algún tipo de Wiki / Base de conocimientos y deseas que tus usuarios editen y agreguen contenido fácilmente. Sin embargo, si tienes un sitio de comunicación destinado a ser administrado por un equipo específico, probablemente no deseas que ningún colegas edite, borre o cambie el material que se ha publicado de modo oficial en la organización.

¿List@ para poner a raya a los intrusos en Sharepoint?

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Porqué ocurre esto

De forma predeterminada y en cualquier organización, los miembros de un proyecto Sharepoint (aquellos con nivel de permiso de edición) pueden agregar / editar / eliminar cualquier cosa (incluso el sitio mismo). Es decir, tienen total control sobre bibliotecas de documentos, listas y páginas. Es más; la página, aunque es un contenedor de contenido relevante, se considera solo otra pieza más. Bajo esta premisa una hoja de cálculo Excel o una página representan el mismo nivel de acceso y permisividad de acuerdo a las políticas que dispone Microsoft.

En pocas palabras ésto significa significa que cualquier miembro puede simplemente presionar el botón Editar página en la esquina superior derecha y editar la página según sea necesario (o no lo sea).

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Solución 1 para controlar la edición de páginas en SharePoint

A través de permisos

La primera opción para controlar la edición de páginas en un sitio de SharePoint es restringir el acceso a la biblioteca de páginas del sitio (donde residen las páginas). La idea es que hagas que los miembros del sitio sean visitantes (solo lectura) en una sola página o en toda la biblioteca de páginas del sitio.

Si tienes dudas como realizar éste procedimiento, en los próximos días prepararemos un tutorial para que lo lleves a cabo sin contratiempos.

A través de Power Automate

La segunda opción sería construir un flujo de trabajo de Power Automate. Sí aún no dominas completamente la aplicación Power Automate no temas, en los próximos días subiremos un tutorial que resolverá ese problema.

La idea del flujo con Power Automate es que no se genere un ambiente restrictivo, sino más bien que cuando existan cambios en el sitio de Sharepoint, estos necesariamente deban pasan por aprobación. Esta opción es excelente cuando necesites que otros también contribuyan.

Vale la pena señalar que esta opción no evita que los usuarios eliminen páginas. El flujo de trabajo solo funciona cuando se realizan ediciones (Pero suponemos que tu equipo no va andar borrando tus páginas de Sharepoint).

Espera nuestras próximas publicaciones sobre éste tema. Nos lo han pedido mucho y hemos estado preparando valioso material.

Publicación original de José María Carvajal, Director de Tecnología en Soporta Ltda.

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