Tips para fortalecer tu negocio con Microsoft 365 y Sharepoint
Microsoft 365 y Sharepoint son los protagonistas de la industria global en medio de la pandemia. Hoy en nuestro blog de Partner de Microsoft en Chile te contaremos tips con los que podrás fortalecer tu negocio de acuerdo a nuestra experiencia en Consultoría Sharepoint y Soporte Microsoft 365 en Chile.
¿Qué es Sharepoint Online?
Microsoft SharePoint Online es una plataforma en línea basada en la nube, la plataforma Sharepoint es utilizada por empresas y organizaciones de todo tipo. SharePoint Online se puede usar con múltiples objetivos, por ejemplo, administrar, almacenar documentos y colaborar en equipo.
SharePoint está disponible en tres versiones:
SharePoint Online: la mejor solución para pequeñas empresas, alojando sitios de intranet en servidores de Microsoft.
SharePoint Server: la versión completa con direcciones de intranet completamente personalizables y páginas alojadas en servidores privados locales.
Aplicación de SharePoint: esta es una aplicación gratuita disponible en su teléfono inteligente que le permite acceder a todos los sitios de SharePoint.
Fortalece tu negocio con Microsoft 365 y Sharepoint
Muestra tus productos o servicios de manera rápida y dinámica con Sway.
Utiliza la herramienta Sway de Microsoft365 para crear o utilizar plantillas de boletines informativos, presentaciones y catálogos en línea sobre los productos o servicios que ofrece tu empresa.
Además, comparte la información con tus clientes rápida y fácilmente mediante un link.
Automatiza la información con Power Automate.
Gracias a Power Automate, realiza procedimientos como la gestión de solicitudes de los clientes de manera más rápida, pues conecta diferentes aplicaciones, servicios o datos para automatizar algunas tareas como ésta.
Por ejemplo, programa correos de respuesta automática para confirmar la recepción de solicitudes de compra por parte de los clientes.
Programa y gestiona citas con tus clientes automáticamente con Microsoft Bookings
Automatiza la programación de citas mediante Microsoft Bookings. Esta solución deriva a los clientes a una página web en la que se especifican los servicios que ofrece la empresa y se habilita la opción de reservar una cita para el servicio solicitado con las fechas y horarios disponibles.
De esta manera, evitas que se crucen citas agendadas previamente.Ten una oficina 100% virtual.
Crea experiencias laborales modernas con herramientas que hacen posible el trabajo remoto y colaborativo en tiempo real como Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive.
Por su parte, Teams, permite la creación de salas de reuniones y grupos de chats para una comunicación interna más dinámica. Por otro lado, SharePoint y OneDrive son herramientas basadas en la nube para el almacenamiento de archivos.
Planifica ordenadamente tu trabajo con Planner.
Es importante mantener un orden en cuanto a planes y trabajo se refiere, con el fin de evitar que omitamos información o se nos olvide ejecutar alguna acción programada previamente.
Microsoft Planner es una herramienta que te ayudará a organizar, hacer seguimiento, editar y supervisar las campañas y planes de trabajo que hayas realizado, desde cualquier dispositivo y lugar, en tiempo real.
Trabaja con reportes profesionales y en tiempo real en POWER BI
Mide los resultados de las estrategias implementadas de manera rápida y automática con Power BI. Gracias a esta herramienta podrás obtener reportes, con información actualizada en tiempo real, sobre el progreso de tu negocio para asegurar una mejor toma de decisiones.
La tecnología ha cumplido un papel importante en la reactivación económica de las pequeñas y medianas empresas en estos tiempos adversos.
Gracias a la implementación de soluciones tecnológicas ha sido posible que los empresarios puedan capacitarse virtualmente e impulsen sus negocios mediante el uso de herramientas que facilitan el teletrabajo y permiten la colaboración en tiempo real.
¿Cómo utilizar Microsoft 365 y Sharepoint para trabajo remoto?
Microsoft ofrece una gran cantidad de herramientas de colaboración para compartir archivos e información con compañeros de trabajo y clientes. De hecho, hay tantas herramientas que puede resultar difícil elegir cuáles utilizar si no eres un experto en la Suite Microsoft 365.
Para ayudar a los usuarios a saber qué aplicación usar en cada momento, hemos reunido las herramientas de colaboración remota más populares de Microsoft y proporcionamos una guía simple para realizar su trabajo.
Colaborar y compartir con OneDrive
OneDrive es el sistema de almacenamiento en la nube de Microsoft, y todas las cuentas de Microsoft 365 vienen con una generosa cantidad de almacenamiento. Esto hace que la creación y el almacenamiento de todos sus archivos en OneDrive sea una obviedad.
No solo no necesitas preocuparte por llenar el disco duro de tu computadora (o que los datos se corrompan), sino que mantener tus datos en la nube de OneDrive hace que sea más fácil compartirlos con otros.
Cómo trabajar un documento online en equipo en Microsoft Office 365
Una de las herramientas de colaboración más poderosas a tu disposición en Microsoft 365 es la capacidad de editar un documento simultáneamente con dos o más personas. De esta manera, dos o más personas pueden trabajar en el archivo a la vez, las notas y los comentarios se pueden compartir en tiempo real y no es necesario esperar a que una persona termine una edición antes de que otra pueda comenzar.
Considera siempre lo siguiente:
1. Asegúrate de que tu archivo (Word, Excel o PowerPoint) esté guardado en OneDrive, no solo en tu disco duro local.
2. Comparte el archivo de la misma manera que lo harías si quisieras enviarle a alguien un enlace al archivo: haz clic en "Compartir" en la esquina superior derecha de la ventana de Word, Excel o PowerPoint.
3. Agrega los nombres de las personas con las que deseas colaborar y luego haga clic en "Enviar".
4. Cuando los colaboradores abren el archivo, todos deben tener la capacidad de editar y realizar cambios en el documento al mismo tiempo. Deberías ver iconos para cada colaborador en la parte superior derecha de la ventana del documento, y puedes ver un cursor con sus iniciales en el documento que indica dónde están trabajando. Los cambios aparecerán en tiempo real.
5. Los colaboradores pueden agregar comentarios dentro del documento para discutir problemas de edición.
Compartir información con Sharepoint Online
SharePoint es una de las plataformas de colaboración más antiguas de Microsoft, utilizada en empresas de todas las industrias. Es una intranet, un recurso en línea donde los equipos pueden almacenar archivos, acceder a los sitios del equipo y compartir información de forma colectiva.
Estas son algunas de las formas en que puede usar SharePoint:
Almacenar y compartir contenido con otros usuarios y acceder a su vez a archivos creados por otros.
Administrar flujos de trabajo en equipo para automatizar el movimiento de documentos a través de una serie de pasos necesarios que satisfagan los requisitos comerciales de tu organización.
Permitir el acceso a una biblioteca de recursos corporativos y de equipo.
Hacer una lluvia de ideas creando un sitio de intranet interactivo dentro de SharePoint e invitando a los usuarios a acceder y colaborar.
Colaborar en Microsoft Teams
Microsoft Teams es una herramienta de colaboración y comunicación en tiempo real que le permite a tu equipo mantenerse en contacto y trabajar en conjunto. Teams permite chatear uno a uno con compañeros de trabajo individuales, tener chats grupales y compartir documentos. Estos son algunos de los usos más importantes de Teams para compartir y colaborar:
Puedes chatear en tiempo real en lugar de esperar respuestas por correo electrónico.
Puedes trabajar en canales en equipos organizados por proyecto, organización e interés común. Los canales de Teams permiten que las personas se concentren solo en los chats y la información que necesitan ver y en lo que les interesa.
Puedes llamar la atención de alguien mencionándolo con @nombredeusuario en cualquier conversación o canal de Teams.
Puedes abrir documentos de Word, Excel y PowerPoint en Teams y escribir y editar el archivo de forma colaborativa como grupo. Dos o más personas pueden abrir un documento en Teams y editarlo juntos.
Antes de concluir la publicación de hoy hemos preparado una lista de anteriores post de nuestro blog para que continúes leyendo:
Microsoft Search de Sharepoint se integra en Microsoft Teams.
Microsoft Teams incorpora Fluid Framework y mejoras en Together Mode.
Microsoft Outlook y las extensiones: el futuro de Microsoft 365.
5 políticas de seguridad que debes considerar en Microsoft Teams.
Lists y OneDrive, las nuevas PWA de Microsoft 365 y Sharepoint.
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