Intranet corporativa y SharePoint Online, sinónimos en Chile
Conversemos sobre Sharepoint y todo su potencial para construir una intranet. Conoce nuestro punto de vista como Partner de Microsoft en Chile y empresa de Soporte Sharepoint y Consultoría Sharepoint con más de 25 años en la industria nacional.
Antes de continuar con el post de hoy, hemos preparado una lista de publicaciones anteriores para que leas después, ¡revísala!.
Sitio completado referencial
Qué es una intranet corporativa
Una intranet es un sitio web privado y de uso exclusivo para el personal de una empresa, es decir, es inaccesible para el resto de la gente y funciona a través de internet.
En otras palabras, una intranet es como si fuera una oficina online en la que los empleados pueden buscar y acceder a información, compartir archivos, colaborar con compañeros, leer las últimas novedades, etc.
Hoy en día, las intranets modernas integran características típicas de las redes sociales con el objetivo de mejorar la comunicación interna.
¿Qué diferencia hay entre una intranet y una extranet?
Hay diferencias notables entre estos tipos de redes que muchas veces se suelen confundir.
Intranet: red interna que ofrece muchas herramientas de SaaS (Software as a Service) con el fin de cumplir los objetivos de negocio. Una intranet debería funcionar como el sitio donde todo y todos se unen.
Extranet: red accesible para personas de la organización y otras previamente asignadas que están fuera de la misma.
Ejemplo de intranet en construcción
Beneficios de usar Sharepoint para la intranet de una organización
1. Efectividad de SharePoint Online
SharePoint Online permite la comunicación tanto de abajo-arriba como de arriba-abajo. El método descendente es indispensable para orientar a los empleados a la visión y misión de la empresa, mientras que la comunicación ascendente se requiere para conseguir un verdadero compromiso de los trabajadores.
Así, SharePoint Online abarca y permite la administración para que los empleados se comuniquen de manera organizada y sistemática con sus superiores y viceversa.
2. Comunicación con SharePoint Online
Si hay un término de moda dentro del éxito empresarial es comunicación. Y es que adaptarse rápidamente es sinónimo de actuar rápidamente, y actuar rápidamente significa comunicarse rápidamente. En este sentido, SharePoint Online une a la empresa sin importar dónde estén los empleados y permiten que estos comuniquen todo para continuar creciendo.
Además, SharePoint Online se puede adoptar más rápidamente al integrar las aplicaciones empresariales más usadas como la suite completa Microsoft 365 y gracias a una interfaz sencilla de utilizar y alto nivel de seguridad. Tan solo se requiere un navegador y acceso a internet.
SharePoint Online lo puedes utilizar en cualquier dispositivo.
7 cosas que puede SharePoint Online como intranet corporativa
1. Promover el compromiso de los trabajadores
Unir toda la fuerza laboral no es algo sencillo y mantener a los empleados comprometidos es muy importante. Así, con las características de análisis de Sharepoint como intranet es posible medir el sentimiento hacia la empresa, cierta publicación o campaña.
2. Acceder desde cualquier dispositivo
Sharepoint permite el acceso mediante una aplicación a la intranet de su organización. De este modo, cualquier empleado puede entrar con su dispositivo móvil, ordenador o tableta, entre otros, desde cualquier lugar del mundo.
3. Colaborar con archivos
Sharepoint permiten trabajar directamente en documentos, hojas de cálculo, diapositivas u otras aplicaciones de uso frecuente, algo que mejora la productividad. Y es que editar directamente un archivo almacenado en la nube y poder incluso conversar con otros compañeros hace que todo se centre en lo realmente importante: trabajar.
4. Construir páginas
Contar con Sharepoint para construir páginas es imprescindible en la comunicación estática, ya que puede lograr mucho más que informar. Con SharePoint Online se puede establecer el periodo de incorporación para nuevos empleados, alojar activos de la marca, configurar un lugar para pedir asistencia informática, etc.
5. Encontrar personas en directorios de personal
Las trabajadores de compañías con muchos empleados tienen un problema: no se conocen todos. Así, encontrar a cierto compañero puede resultar complicado. Por eso SharePoint Online dispone de directorios de empleados con los que poder buscar por localización, puesto de trabajo, habilidad, etc.
6. Buscar dentro de la organización
Sharepoint Online puede almacenar una gran cantidad de información, por lo que la búsqueda es una de sus características más utilizadas. Las mejores intranets no sólo buscan información en páginas o publicaciones, sino también en nombres de archivos.
7. Compartir archivos
Sharepoint Online puede integrar soluciones para compartir archivos ya creados (como OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc.), además de tener un sistema propio para almacenar y compartir los mismos.
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