Repasemos lo más importante de Microsoft 365
No importa si eres un usuario básico de Microsoft 365 o uno avanzado, no importa si trabajas para una consultora certificada en Microsoft 365 o estás en medio de un proceso de migración de Google a Microsoft 365; siempre viene bien hacer un repaso a los conceptos básicos de las herramientas que usamos diariamente.
Utilizamos cada vez más servicios en la nube, a veces incluso de modo inconsciente y automático, y las organizaciones de Chile y el mundo están activando planes para transformar digitalmente sus operaciones utilizando el poder de la nube para ser más competitivos y poder permitirse el lujo de permanecer en el tiempo con sus operaciones.
En Chile la penetración de Microsoft 365 y sus soluciones como SharePoint y SharePoint online han permitido el desarrollo de un mercado en torno a la Consultoría Certificada en SharePoint y la Migración a Microsoft 365 y sus soluciones como Microsoft Teams y Outlook desde de Gsuite y otras plataformas que en muchos casos dejan de ser la alternativa escogida en pos del standard de la industria que es Microsoft 365.
¿Qué es Microsoft 365?
Microsoft 365 es un modelo de suscripción basado en la nube de la suite de productividad Microsoft Office que incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote y, dependiendo del plan adquirido, también puede incluir otras aplicaciones y servicios como Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Skype, Yammer y Microsoft.
Hay una serie de paquetes diferentes disponibles para la licencia de Microsoft 365, incluidas versiones para uso personal, hogares de múltiples usuarios, estudiantes, empresas, organizaciones sin fines de lucro e instituciones educativas.
También hay versiones de Microsoft 365 online y solo para dispositivos móviles, conocidas como Office Online, a través de las cuales los usuarios pueden obtener acceso a las versiones de características limitadas de las aplicaciones de Office de forma gratuita.
La amplia variedad de soluciones y múltiples configuraciones posibles para cada paquete en especial a nivel de empresas, hacen esencial que la decisión sea asesorada por un experto en la tecnología y su migración para que los usuarios y la organización alcancen los objetivos fijados al optar por Microsoft 365 en Chile.
¿En qué se diferencia Microsoft 365 de las versiones anteriores de Office?
Microsoft 365 es un servicio basado en suscripción, lo que significa que en lugar de comprar una licencia con un gran coste inicial, los usuarios pagan una tarifa menor de suscripción mensual para acceder al servicio a un nivel de su elección.
Con el modelo basado en suscripción de Microsoft 365, los usuarios siempre tienen acceso a la versión más reciente, ya que la plataforma la actualiza Microsoft, mientras que los usuarios locales perpetuos tendrían que comprar una nueva copia de la última edición para poder usar nuevas características.
Microsoft 365 también se construye como una aplicación en la nube; Aunque las versiones de escritorio de sus aplicaciones están disponibles con ciertos planes, está diseñada para ser utilizada en línea. Todas las aplicaciones, servicios y datos generados por Microsoft 365 se alojan en los servidores de Microsoft.
Los usuarios no necesitan instalar software o mantener ningún hardware en el que ejecutarlo. Microsoft 365 también incluye alojamiento de correo electrónico y espacio de almacenamiento en la nube, de modo que los usuarios pueden alojar sus archivos en línea y tener acceso a ellos donde y cuando lo necesiten, desde cualquier dispositivo que se conecte a Internet.
Al estar basado en la nube, Microsoft 365 también viene con una serie de características que no están disponibles en versiones anteriores y perpetuas.
¿Quién usa Microsoft 365 para empresa y por qué?
Para las empresas, Microsoft 365 ofrece mucho más que el procesamiento de textos y la edición de hojas de cálculo. Microsoft 365 se ha convertido en un amplio conjunto de herramientas inteligentes que permiten a las organizaciones ser más productivas y eficientes. Y con muchas opciones de planes personalizados disponibles, las empresas de todos los tamaños y circunstancias pueden obtener acceso a estas herramientas al instante.
Con Microsoft 365, todas las aplicaciones y servicios están conectados entre, facilitando el trabajo en equipo, ahorrando tiempo a los empleados y permitiéndoles trabajar mejor juntos a través de herramientas como chat en equipo, reuniones en línea, co-autoría y compartir archivos.
La inclusión del almacenamiento en la nube y las aplicaciones móviles en el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365 también permite a las organizaciones trabajar donde sea y cuando sea, con acceso seguro a contenido, conversaciones, tareas y horarios desde cualquier dispositivo.
¿Cómo puede ayudar a las empresas a crecer?
Las excelentes herramientas de productividad ayudan a todos en una organización a ser más productivo, y a comunicarse de manera más efectiva, Microsoft 365 hace que realizar tareas esenciales como buscar información, compartir conocimientos, comunicarse con colegas, procesar datos y planificar y organizar sea más rápido y sencillo, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas y dejando a las empresas más tiempo para crear, innovar y mover el negocio hacia adelante.
Las aplicaciones que se agregaron recientemente a Microsoft 365 brindan a los usuarios comerciales herramientas aún más esenciales para ayudarles a crecer, que incluyen:
Microsoft Connections, una herramienta básica de marketing por correo electrónico y una plataforma de compromiso con el cliente
Microsoft Listings, una herramienta para ayudar a las organizaciones a administrar su información de negocios en plataformas como Facebook, Google, Bing y Yelp
Microsoft Invoicing, una aplicación para generar y enviar facturas profesionales a los clientes y aceptar pagos sobre la marcha
Outlook Customer Manager, un complemento de administración de clientes simple e inteligente para empresas que aún no necesitan un sistema de CRM completo.
Reservas de Microsoft, que permite a los usuarios gestionar citas y horarios de los clientes.
MileIQ, una plataforma de registro de millas que clasifica y envía automáticamente los viajes de negocios
Business Center, un punto de acceso central para todas las aplicaciones comerciales de Microsoft 365, a través del cual los usuarios pueden realizar un seguimiento de las métricas, como facturas pendientes, suscripciones de correo electrónico y reservas
El uso de un paquete de productividad alojado en la nube también puede tener un efecto positivo en los resultados de la empresa. No solo los servicios basados en suscripciones suelen ser más rentables y más flexibles si las circunstancias comerciales cambian, Microsoft 365 no requiere ninguna inversión en hardware. Toda la infraestructura se maneja al final de Microsoft, lo que reduce la necesidad de contar con experiencia en TI para administrar el conjunto de aplicaciones y potencialmente reduce el gasto en servicios de TI internos.
¿Qué aplicaciones y servicios incluye Microsoft 365 para empresas?
Exactamente, lo que se incluye en Microsoft 365 para empresa depende del nivel de suscripción que el usuario elija, pero las aplicaciones y servicios principales disponibles a través de Office 365 incluyen:
Word
Excel
PowerPoint
Outlook
OneNote
Publisher
Exchange
SharePoint
Skype for Business
Microsoft Teams
OneDrive for Business
¿Qué es Microsoft SharePoint?
SharePoint es una plataforma de colaboración basada en web que se integra con Microsoft 365. Lanzado en 2001, SharePoint se vende principalmente como un sistema de almacenamiento y administración de documentos, pero el producto es altamente configurable y el uso varía sustancialmente entre las organizaciones.
Muchos planes de Microsoft 365 incluyen SharePoint Online; Un servicio basado en la nube, alojado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server local, cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Microsoft 365 o al servicio independiente de SharePoint Online. Sus empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con colegas, socios y clientes.
Todos los planes deMicrosoft 365, excepto Microsoft 365 Business u Office 365 ProPlus, incluyen SharePoint Online.
¿Qué es OneDrive?
OneDrive es el servicio de almacenamiento de archivos basado en la nube de Microsoft. Se puede almacenar en OneDrive todo tipo de archivos, incluidos documentos, imágenes, música y videos, y se puede acceder, administrar y compartir estos archivos de forma segura desde casi cualquier dispositivo, siempre que tenga acceso a Internet. OneDrive es donde todos los archivos se almacenan para los usuarios de Microsoft 365 y permite que los archivos se sincronicen en escritorios, navegadores y dispositivos móviles.
Todos los usuarios empresariales de Microsoft 365 y de nivel empresarial reciben 1 TB de almacenamiento OneDrive, con suscriptores a los planes Enterprise E3 y E5 que reciben almacenamiento en la nube ilimitado.
¿Qué es Microsoft Teams?
Principalmente un producto de colaboración basado en el chat, la función principal de los Equipos es facilitar el trabajo en equipo y promover la productividad, con tres áreas clave de funcionalidad; chat, gestión de proyectos y amplia integración con Microsoft 365.
Teams reúne las capacidades de chat de Skype for Business, junto con herramientas de colaboración como el intercambio de documentos, funciones útiles basadas en la inteligencia artificial como los chatbots y las herramientas de gestión de proyectos en línea, lo que proporciona un centro de trabajo para los equipos modernos.
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