Hoy te contaremos sobre una alternativa simple y que en más de una situación te ayudará a remplazar el trabajo más complejo que también puedes realizar en Power Automate. Continúa leyendo en nuestro blog de Soporte Sharepoint y Soluciones Microsoft 365 en Chile.

En algún lugar entre la funcionalidad clásica de alertas, Sharepoint y los flujos de Power Automate, encontramos la capacidad en Microsoft Lists de crear reglas para las listas. Las reglas nos permiten hacer algunas cosas bastante básicas, pero muy comunes y útiles en el día a día.

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Tutorial: Creación de reglas en Lists.

Crear una regla para una lista es bastante sencillo. En la barra de herramientas en la parte superior de la vista de lista, haz clic en Automatizar y Crear una regla.

A continuación verás cuatro opciones.

• Cambio en una columna

• Cambio de valor por columna

• Crear un nuevo elemento

• Eliminar un elemento

Cuando elijas qué regla te gustaría usar, la aplicación te llevará a una pantalla donde solo necesitas seleccionar algunos valores para configurar tus básicos. Si alguna vez has creado una regla en Outlook para mezclar correos electrónicos de fuentes específicas en carpetas, reconocerás este tipo de lógica inmediatamente.

El flujo sabe qué columnas pueden tener sentido para cada espacio y cuáles son sus posibles valores.

Como puedes ver, es bastante intuitivo: las columnas están disponibles en un menú desplegable cuando las necesitas.

Una vez que hayas configurado una regla o varias, puedes administrarlas desde el mismo menú desplegable.

La siguiente pantalla te muestra todas las reglas que has creado, lo que te permitirá eliminarlas o simplemente desactivarlas. Es excelente tener el botón "Desactivado" cuando estás cargando contenido o realizando cambios masivos de metadatos. Puedes detener con ésto la avalancha de notificaciones fácilmente, pero con la misma facilidad puede volver a activar las reglas.

Publicación original de José María Carvajal, Director de Tecnología en Soporta Ltda.

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