5 funciones de Power Automate de Microsoft 365 que debes conocer
Hoy te contaremos sobre 5 funciones básicas de Power Automate que debes conocer. La Suite Microsoft 365 es una de las especialidades de nuestra empresa de Consultoría y Soporte Microsoft 365. Es por eso que hoy hemos preparado unos tips sobre Power Automate que te encantará conocer.
Antes de iniciar la lectura de hoy hemos preparado una pequeña lista de publicaciones de nuestro blog que puede interesarte leer más tarde
¿Qué es Power Automate?
Power Automate es una herramienta transversal y de uso comprensible tanto para usuarios básicos de la Suite Microsoft 365, como usuarios avanzados y empresas de Soporte Microsoft 365 y Consultoría Microsoft 365.
Power Automate es capaz de conectar dos o más aplicaciones (tanto de Microsoft 365 como de terceros) y realizar acciones con la finalidad de automatizar procesos empresariales rutinarios. Esta aplicación puede enviar recordatorios sobre tareas vencidas, puede mover datos de negocios entre sistemas en una programación, puede hablar con más de 275 orígenes de datos o cualquier API disponible de acceso público, e incluso puede automatizar tareas en su ordenador local como el cálculo de datos en Excel. Todo esto lo pueden hacer todo tipo de usuarios, gracias a su plataforma sin código/de poco código.
¿Eres un Power Usuario?
Microsoft denomina «Power usuarios» a sus usuarios avanzados, para ellos ha dispuesto una serie de aplicaciones específicas con capacidad de adaptarse a los requerimientos de cualquier organización, la que si no cuenta con experiencia o “Power usuarios”, siempre podrá contar con una empresa de consultoría certificada en las tecnologías Microsoft 365 y Sharepoint en Chile para crecer y desarrollarse.
Funciones de Power Automate que deberías conocer
1 Comentar acciones
Una función muy útil al tener flujos complejos. Con Comentar Acciones podemos hacer que nuestros flujos sean más fáciles de mantener.
Esto es posible haciendo clic sobre los tres puntos de cualquier acción y pulsando sobre la opción “Add a comment”.
Hecho esto, el comentario se mostrará de la siguiente forma en la acción.
2 Copiar y pegar acciones
Nos permite desarrollar de una forma más rápida y cómoda. Además de copiar acciones, podemos copiar condiciones de forma que, al pegar copiamos las acciones que la condición copiada contiene.
Para copiar y pegar acciones, pulsamos sobre los tres puntos y sobre la opción “Copy to my clipboard”. Hecho esto ya lo hemos copiado.
Para pegar la acción copiada, se accedemos a la pestaña “My clipboard” y pulsamos sobre la acción anteriormente copiada. En esta pestaña, aparecen de manera temporal todas aquellas acciones que se han copiado. Al pulsar sobre una de ella, se añadirá la acción copiada.
3 Resultados estáticos
Ésta es de las características favoritas más destacables, ya que permite definir datos estáticos en las acciones con el objetivo de desarrollar y depurar el flujo más rápidamente. Para ello se pulsa en los tres puntos de la acción y “Static result”.
En el siguiente panel se activa la opción “Enable Static Result”
A continuación, aparece el siguiente panel que permite añadir un estado y código al resultado de la acción. Para terminar, pulsamos sobre el botón “Done.
Hecho esto, se puede ver que en la acción del flujo aparece una probeta que nos advierte de que la acción está utilizando datos estáticos.
4 Crear flujo de aprobación con datos adjuntos
Ahora además de enviar aprobaciones podemos adjuntar documentos para la aprobación de éstos.
Para ello, añadimos una acción con el siguiente nombre “Start and wait for an approval”. En el campo “Approval type” seleccionamos la opción “Approve/Reject – First to response”, proporcionamos un nombre de archivo y adjuntamos el contenido de un fichero.
Una vez terminado el flujo, y ejecutado. El usuario que debe aprobar el documento recibirá un correo como el siguiente. En él, además de visualizar el fichero desde el mismo Outlook, el usuario podrá tanto aprobar como desaprobar el flujo, desde la misma pantalla.
5 Trigger ubicación por GPS
Aprovechando la señal GPS de los dispositivos móviles, se dispara el trigger de ubicación de GPS. Para poder crear un flujo de éstas característica, basta con añadir un trigger “location”, como se muestra en la siguiente captura.
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