Los 4 problemas más importantes del teletrabajo en Chile
Es Noviembre y aún el teletrabajo continúa, es más, la mayoría de las empresas con foco en la tecnología han optado en Chile por prevenir y mantener bajo resguardo a sus colaboradores debido a lo inminente del rebrote próximo del Coronavirus y otras tantas han vuelto solo con su personal esencial manteniendo bajo cuidado a la mayor cantidad posible de su equipo. Tan solo al hacer un repaso por los Partners de Microsoft en Chile hace evidente esta realidad, misma que viene acompañada de nuevos problemas que hasta el momento eran ajenos a las organizaciones en Chile y el mundo que tenían como base el trabajo presencial en sus equipos y proyectos.
En el presente post te vamos a contar 4 de los principales y más comunes problemas que una organización enfrenta en Chile en su día a día de teletrabajo y como podrías solucionarlos con el apoyo de especialistas y soluciones en la Nube como Microsoft 365.
Las reuniones a veces son una pérdida de tiempo
Cualquier reunión, presencial o remota, puede extenderse más de la cuenta sin que ello suponga una utilidad real, es muy importante que exista un moderador prudente y tener claridad que hay un montón de opiniones que todos quieres dar y probablemente pelearán por hacerlo.
Solución
Captura y organiza las ideas usando mapas mentales o diagramas, cualquier software de diagramación (como Visio) tiene numerosas plantillas para adaptarse a cualquier problema o pregunta. En lugar de tirar las ideas y olvidarlas, intenta co-crear algo que aproveche las buenas ideas y ayude a centrar el pensamiento de todos. Utiliza las notas de reunión que puedan compartirse, en lugar de anotar cada uno lo suyo (con herramientas con OneNote o Teams).
El equipo no es capaz de tomar una decisión
Es realmente muy difícil lograr que el equipo se ponga de acuerdo, además si alguien no acude a la reunión y manda un mail con sus opiniones probablemente sea el talón de Aquiles de toda la jornada de trabajo, lo mismo puede ocurrir con los comentarios de última hora. Si estos son escenarios conocidos en la vida presencial, la toma de decisiones online puede parecer más difícil y hacer que los proyectos se estanquen.
Solución
Comienza los proyectos con una planificación efectiva. Eso significa entender qué tareas son necesarias así como quién puede y debe completar cada tarea. Utiliza organigramas para definir las funciones y responsabilidades del personal; esto puede ayudar a visualizar los recursos humanos, especialmente en una gran empresa, y eliminar la duplicación del trabajo. Utiliza diagramas de flujo y mapas de procesos para definir las tareas y su secuencia en un proceso, qué puntos de referencia dependen de otras tareas, e identificar quién es el responsable. Un poco de organización hace que la planificación de proyectos complejos sea más sencilla. También crea un mapa visual que se puede compartir y al que todos pueden referirse para ayudarles a mantenerse enfocados en los objetivos compartidos y cumplir con sus plazos. Si tienes Microsoft 365, tienes herramientas como Planner que pueden ayudarte y funcionan muy bien integradas con Microsoft Teams.
Control de tareas
La coordinación de los diferentes departamentos, suele se más sencilla pero… ¿sabes qué está haciendo el resto de tu empresa? La coordinación interdepartamental de cara a maximizar la producción es difícil en el día a día… y nos hemos percatado que es todavía más difícil en remoto si no se toman las medidas pertinentes.
Solución
Usa software de diagramación para trazar procesos, flujos de trabajo, cronogramas de proyectos, organigramas y más para cada equipo. Estos son útiles para la planificación de equipos individuales, pero una de sus mejores características es su capacidad de compartir. Tener este tipo de documentación clara y visual puede ayudar a los diferentes equipos a entender en qué está trabajando el otro. Además, estos diagramas pueden vincularse a datos externos, como una hoja de cálculo o una base de datos de Excel, para ayudar a los equipos a comprender rápidamente los resultados de un proyecto o la información importante asociada a una tarea. Incrustar los diagramas en el software de análisis de negocios para obtener una comprensión más profunda de los datos y las métricas de cada equipo para construir una visión global del negocio. ¿Has probado ya la potencia de PowerBi?
¿Cuál sería el cuarto factor?
Te invitamos a contarnos a través de nuestro correo cuál es el cuarto factor más importante y común qué está afectando negativamente la productividad de tu organización, así en un futuro post podremos desarrollarlo con mayor detalle y aportar con conocimientos y herramientas concretas tu gestión.
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