Tutorial Sharepoint para principiantes de Microsoft 365
Soporta Ltda es una empresa Partner de Microsoft en Chile y que presta servicios de Consultora Sharepoint y además servicios de Soporte Sharepoint en Chile, es en base a ésta experiencia que hoy les presentamos un tutorial express para principiantes en Sharepoint.
Las organizaciones en Chile y el mundo ven a Microsoft SharePoint como una herramienta única para crear sitios Web, intranet y realizar de modo ordenado su gestión documental. Sharepoint se puede definir como un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
Para utilizar SharePoint Online solamente necesitarás un navegador web, como Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome o Firefox.
Antes de continuar con la lectura del día de hoy hemos preparado una lista con publicaciones anteriores de nuestro blog que sin duda querrás leer más tarde.
Primeros pasos en SharePoint Online
Microsoft SharePoint Online es una plataforma en línea basada en la nube, la plataforma Sharepoint es utilizada por empresas y organizaciones de todo tipo. SharePoint Online se puede usar con múltiples objetivos, por ejemplo, administrar, almacenar documentos y colaborar en equipo.
SharePoint está disponible en tres versiones:
SharePoint Online: la mejor solución para pequeñas empresas, alojando sitios de intranet en servidores de Microsoft.
SharePoint Server: la versión completa con direcciones de intranet completamente personalizables y páginas alojadas en servidores privados locales.
Aplicación de SharePoint: esta es una aplicación gratuita disponible en su teléfono inteligente que le permite acceder a todos los sitios de SharePoint.
Con SharePoint Online, puedes configurar una página web para tu equipo y a continuación analizaremos sus funcionalidades básicas.
Beneficios de usar SharePoint
Comparte y administra contenido.
Encuentra información rápidamente.
Crea una página de intranet en línea para recopilar noticias.
Proporciona un control profundo sobre la información y la privacidad de los datos.
Proporciona control de versiones de archivos avanzado.
Sus herramientas colaborativas son estratégicas en el nuevo mundo de trabajo remoto a nivel global.
Tutorial para principiantes de Sharepoint
Accediendo a Sharepoint
En la página de inicio de sesión, podrás ingresar correctamente tus datos. Luego haz clic en la aplicación SharePoint.
Accesos rápidos
En la siguiente imagen podrás ver la lista de Accesos rápidos o Quick Site list
La lista muestra los sitios que estás Siguiendo y los denominados sitios Recientes, que son los sitios que has visitado recientemente. Ésta vista mostrará solo los sitios de Sharepoint de los que eres miembro.
A la derecha del panel, podrás ver las las publicaciones y los sitios a los que has comenzado a seguir.
Para seguir un sitio, haz clic en la estrella.
En la parte superior de la página principal está la barra de búsqueda que puedes usar para buscar sitios de los que eres miembro o tienes permisos.
Crear un sitio y crear una publicación
Sobre la lista rápida de sitios (ver imagen anterior) , verás dos funciones: Crear sitio y Crear publicación.
La función Crear sitio te servirá para crear sitios dependiendo de las iniciativas y proyectos en las que se encuentren los miembros de tu equipo, y la función Crear publicación es la herramienta que te permitirá alimentar los sitios que vayas creando de acuerdo a tus necesidades.
Al crear un sitio tendrás dos alternativas entre las que decidir:
La primera opción es el sitio de equipo. El sitio del equipo te resultará útil para compartir documentos, tener conversaciones con los miembros de tu equipo, administrar tareas y realizar un seguimiento de los hitos y eventos.
La segunda opción es el sitio de comunicación. El sitio de comunicación se utiliza para publicar contenido relevante para tu organización; para actualizarlos sobre temas, eventos y proyectos que necesiten conocer.
Sitio de Equipo
El sitio del equipo te pedirá que ingreses el nombre del sitio; seguido a esto el nombre aparecerá automáticamente en la dirección de correo electrónico del grupo y dirección del sitio. No olvides ingresar una descripción del sitio, establecer una configuración de privacidad y seleccionar un Idioma.
Haz clic en Siguiente y si deseas agrega un copropietario para el sitio que acabas de crear, finalmente no olvides agregar los miembros que podrán acceder a la información. Ahora haz clic en Finalizar.
Así debería lucir la página de sitio que acabas de crear
En la página de la izquierda, verás el panel de navegación, que consta de la página de inicio, conversaciones, documentos, bloc de notas, páginas, contenido del sitio, papelera de reciclaje y función de editar.
En el primer panel superior de la página que has creado, verás el nombre del sitio a la izquierda y, a la derecha, verás si el grupo es privado o público; si estás siguiendo al grupo y cuántos miembros tiene el grupo.
En el segundo panel, verás el botón News que mostrará el contenido que se vaya agregando al sitio de modo colaborativo.
Detalles
La función Detalles de la página, te brinda una vista de la descripción de la página y sus propiedades.
Analytics te mostrará métricas sobre los visitantes de la página, el tiempo promedio empleado por usuario y el tráfico de la página.
En la sección Noticias, puedes agregar publicaciones o enlaces de noticias para compartir con todos sus miembros.
Debajo de la sección Noticias está la sección Actividad que muestra las actividades recientes en tu sitio. Puedes cargar un documento en esta sección y agregar una lista.
Puedes agregar una nueva carpeta y documentos de las suites de Microsoft Office como Excel, Word, PowerPoint y OneNote en la sección Documentos.
También puedes seleccionar todos los documentos y, en la lista desplegable elegir cómo deseas mostrarlos.
Sitio de comunicación
Al crear un sitio de comunicación, se te pedirá que ingreses el nombre del mismo; el nombre que ingreses en el cuadro Nombre del sitio aparecerá en la dirección del sitio. Recuerda también ingresar la descripción y el idioma del sitio.
A la izquierda, puedes elegir un diseño haciendo clic en el menú desplegable.
Ahora, haz clic en Finalizar.
El primer panel en la parte superior de la página del sitio de comunicación es el de navegación, que consta de la página de inicio, Documentos, Páginas, Contenido del sitio y Editar. A la derecha está el botón Compartir para compartir tu sitio.
Debajo, el primer panel consta del botón Nuevo, Detalles y Análisis de la página. Publicar y Editar los encontrarás a la derecha.
Debajo de la página, puedes agregar Publicaciones y enlaces de noticias, Eventos y Documentos.
En la página principal de la intranet de SharePoint, si haces clic en Crear publicación, aparecerá un panel a la derecha donde puede elegir en qué sitio deseas publicar (ver imagen anterior).
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