La migración de documentos a Sharepoint no es un juego
Migrar a Sharepoint debe considerar una serie de aspectos muy relevantes sobre los que ya hemos hablado en éste blog. Si pronto piensas migrar documentos a Sharepoint será mejor que tengas a mano un gran profesional o una empresa de Consultoría y Soporte Sharepoint Partner de Microsoft en Chile.
Antes de iniciar la lectura de hoy queremos dejarte una lista de publicaciones de nuestro blog que hemos preparado y que tratan sobre el tema que se abordará a continuación.
Enlaces y Páginas en Sharepoint. ¿Conoces lo importante? (Pt1).
Fechas de finales de Soporte Sharepoint para antiguas versiones.
Mejores búsquedas en SharePoint y Office 365 con marcadores.
Lista con algunos casos de éxito Sharepoint de nuestra empresa.
Hablemos de migración de documentos, gestión documental y SharePoint Online
En anteriores publicaciones hemos tratado los enormes riesgos que corre una organización al migrar Sharepoint de modo errado y sin seguir los protocolos correctos. Una organización que tenga todos sus datos en Sharepoint y realice un procedimiento de alto riesgo en su plataforma arriesga incluso destruir el core de su negocio, por lo que si estás pensando trabajar y mover documentos en tu gestor documental Sharepoint te sugerimos continuar leyendo esta publicación o mejor aún, dejar esta tarea en manos de un Partner de Microsoft y especialista en la materia.
Microsoft 365 y Sharepoint hoy son los protagonístas
Hoy en día muchas empresas han adoptado las soluciones de Microsoft 365 como una alternativa con soporte a sus necesidades crecientes de teletrabajo . Sin embargo es muy frecuente ver también que dan uso en exceso básico a las potentes funciones que han contratado, siendo las soluciones más recurrentes en utilizarse las más simples de la suite como Outlook, Word, Excel, OneNote, PowerPoint y OneDrive, es decir, las herramientas más o menos conocidas.
¿Y qué ocurre SharePoint Online, Power Apps, Microsoft Teams entre otras?
Muchas veces las soluciones como SharePoint Online, Microsoft Teams o Power Apps las organizaciones las prefieren dejar inactivas por el desafío que su utilización implica. Ante ésta realidad podemos asegurar dos cosas; la primera es que el encargado de tecnología de la organización necesita más apoyo y motivación por parte de los algún Partner de Microsoft en Chile para aprovechar al máximo la inversión de su departamento, y en segundo lugar, en el caso que la organización cuente con el apoyo de una empresa de Consultoría Sharepoint, Consultoría Microsoft 365, Soporte Sharepoint o Soporte Microsoft 365, ésta estaría realizando muy mal su labor como brazo derecho de la empresa en cuestión.
Consideraciones a tener para la migración y gestión documental en SharePoint Online
Mantenemos un escenario Sharepoint híbrido o 100% Sharepoint Online
Una duda muy común que es posible ver con clientes nuevos es; si mantener o no el servidor local de archivos y que éste sincronice con SharePoint Online. O por el contrario, eliminar el servidor local y que el explorador de archivos de los ordenadores sincronice directamente a SharePoint Online.
Un mito que aún ronda entre las nuevas generaciones de usuarios SharePoint Online, es que si se mapeaba en el Explorador de Archivos del PC la nueva unidad de red del almacenamiento del SharePoint Online (una réplica de la antigua unidad de red de almacenamiento local pero llevada tal cual a la nube), los PCs debían tener la suficiente capacidad de almacenamiento que tenía el servidor en local.
Sin embargo, esto ya no es así. Con las mejoras introducidas desde la build 17.3.7064.1005 o superior del sincronizador de archivos OneDrive que se instala en cada PC (requiere W10 Fall Creators Update versión 16299.15 o superior) los archivos sincronizados estarán almacenados siempre en el SharePoint Online, no en el PC, aunque se vean en el Explorador de Archivos. Solamente se guardará una réplica del archivo en el PC al descargarlo (abrirlo) para trabajar con él. Esta funcionalidad se denomina "file on demand" que permite trabajar con esos archivos descargados de forma offline.
Por tanto la recomendación es realizar el proceso a una migración totalmente en línea.
¿Utilizo las bibliotecas de documentos que se crean con un equipo de Teams?
Cuando se da de alta un nuevo equipo en Teams (por ejemplo Equipo Comercial) se crea automáticamente un sitio de SharePoint Online. Asociada al nuevo sitio se crea una biblioteca de documentos. Dicha biblioteca se representa mediante una pestaña de Teams denominada "Archivos" la cual no se puede eliminar. La ruta URL dentro del SharePoint Online de dicha biblioteca sería la siguiente para este Equipo Comercial.
https://tuempresa.sharepoint.com/sites/EquipoComercial/Documentos%20compartidos
Durante la incorporación de Teams en el empresa surgen las típicas dudas de si utilizar o no estas bibliotecas de documentos. Dependerá exclusivamente de la jerarquía documental de carpetas definida en la empresa. ¿Tienen carpetas de documentos asociadas a equipos? ¿Tienen carpetas de documentos asociadas a clientes? ¿Tienes carpetas por departamento y no por equipos? ¿Tienen carpetas por años? Surgen muchas cuestiones a analizar.
Lo que permite Teams si no se quiere hacer uso de dicha biblioteca de documentos es añadir en la pestaña "Archivos" cualquier otra ruta de almacenamiento de tu Sharepoint Online. En definitiva, los miembros del equipo tendrán en esa pestaña "Archivos" cualquier contenedor documental que sea preciso con lo que la búsqueda de carpetas/documentos se hace más intuitiva.
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