Mejores búsquedas en SharePoint y Office 365 con marcadores
Utilizar al máximo todo el potencial de Sharepoint es tanto responsabilidad de los usuarios como de las empresas de Consultoría Sharepoint y Soporte Sharepoint que toman el control de los proyectos. Hoy te contamos como Partners de Microsoft en Chile sobre las búsquedas en Sharepoint Online.
Sharepoint Online es la cara visible de Microsoft 365 (Ex Office 365) y el cerebro donde se almacena toda la documentación de una empresa. SharePoint Online por definición es actualmente el estándar de la industria en gestión documental e intranet.
SharePoint Online es un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server local, cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Microsoft 365 o al servicio de SharePoint Online independiente. Ahora tu equipo puede crear sitios para compartir documentos e información con sus compañeros, partners y clientes.
Antes de dar inicio al post que hemos preparado para ti hoy, hemos recopilado una lista de publicaciones anteriores de nuestro blog que quizás quieras leer también
Mejora tus búsquedas en SharePoint y Office 365 con marcadores
Los marcadores son una forma de crear accesos directos y organizar las cosas más importantes a las que tus colaboradores y equipos necesitan acceder. A menudo, la queja número uno en una organización es que sus resultados de búsqueda de SharePoint devuelven un montón de información obsoleta y sin importancia junto con los formularios importantes y la información que necesitan.
¿Cómo puede alguien encontrar lo que busca con tanto ruido en sus resultados de búsqueda?. Hoy hablaremos de eso.
*Imagen 1
Lo básico de la búsqueda en SharePoint Online de Microsoft 365
Si se han configurado correctamente los Marcadores en el tenant de tu organización, podrás escribir una palabra clave en la barra de búsqueda de SharePoint y al realizar la búsqueda se cargará la página de resultados donde verás que el marcador se muestra en la parte superior de la lista. Ver *Imagen 1.
Puede que esto no parezca tan importante, pero si consideras cómo se siente un nuevo empleado cuando busca algo por primera vez, o cómo se siente cuando sabe lo que está buscando pero no puede recordar exactamente el nombre del documento, los marcadores nos ayudarán a sentirnos más seguros de que hemos encontrado el enlace correcto para continuar. Las pequeñas mejoras pueden mejorar drásticamente la confianza del usuario y reducir la frustración mientras se desplaza por un sitio.
Búsquedas en SharePoint Online en la práctica
Al realizar búsquedas sin marcadores sobre un tema no tan recurrente como el "Calendario de vacaciones", podemos olvidarnos fácilmente que en realidad dicho documento se llama "Calendario de PTO". La frustración se instalará rápidamente cuando los resultados de la búsqueda no devuelvan lo que estamos buscando, por lo que deberemos acudir a alguien más para que me envíe el enlace. Estos ejemplos de malas prácticas de gestión documental hacen que SharePoint gane una mala reputación por tener resultados de búsqueda deficientes, cuando técnicamente funciona exactamente como debería.
Cómo configurar marcadores
Si eres un administrador de SharePoint Online de una organización en Chile y esta es la primera vez que oyes hablar de los marcadores, es posible que se deba al hecho de que estas funciones de búsqueda de SharePoint se consideran funciones de “búsqueda de Microsoft”, sin embargo si es primera vez que oyes sobre marcadores y perteneces a una empresa de Soporte Sharepoint, Soporte Microsoft 365, Consultoría Sharepoint o Consultoría Microsoft 365, entonces déjame decirte que te estás quedando atrás en conocimiento que tus clientes necesitan.
La configuración de marcadores no se encuentra en el centro de administración de SharePoint.
Importante: Para configurar los marcadores, debes tener derechos de administrador de búsqueda de Microsoft o de editor de búsqueda.
Ingresa Administración de Office 365 y luego haz clic en Configuración >> Búsqueda de Microsoft. Si haces clic en la pestaña "Respuestas", luego en Marcadores en la navegación del lado izquierdo, podrás ver la siguiente pantalla.
Haz clic en Agregar y luego completa la información adecuada, incluido el título, la URL y las palabras clave de búsqueda. Ten en cuenta que puedes editar esta entrada más tarde si es necesario.
Utiliza también el campo "Categorías". Esta es una excelente manera de agrupar y organizar tus marcadores. Esto le ayudará a filtrar marcadores de forma más eficaz en el centro de administración. Una de las nuevas características de los marcadores es que Microsoft Search mostrará un nuevo campo de categoría como un menú desplegable dinámico cuando alguien agregue o edite el marcador. Solo las administraciones de Microsoft Search pueden crear nuevas categorías.
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